Utiliser l’IA générative pour faciliter la gestion administrative dans le médico-social

7 heures

Découvrez les usages concrets de l’intelligence artificielle (IA) pour améliorer la qualité des écrits, gagner du temps et simplifier les tâches administratives dans le secteur médico-social. Une journée pratique pour expérimenter les outils comme ChatGPT, Copilot et Notion AI à travers des cas réels.

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Utiliser l’IA générative pour faciliter la gestion administrative dans le médico-social

Objectifs

– Identifier les usages utiles de l’IA dans les tâches administratives. 
– Utiliser un assistant IA pour rédiger et organiser efficacement. 
– Créer ses propres modèles de prompts adaptés à son poste. 
– Adopter des pratiques conformes au RGPD. 

Public

Secrétaires et assistantes administratives du secteur médico-social souhaitant moderniser leurs pratiques. 

Prérequis

Maîtrise de base des outils bureautiques (Word, Outlook) et navigation Internet. 

Détail de la formation

Adaptation de la formation

Dans tous les cas, avant d’animer cette formation, l’animateur et/ou le responsable pédagogique vous proposeront un entretien téléphonique pour appréhender le contexte de votre structure, identifier le public et recueillir vos attentes et vos besoins en termes de formation.

Déroulement de la formation

Matinée – Comprendre et tester les usages essentiels de l’IA 09h00 – 09h30 : Accueil et présentation des objectifs de la journée 
  • Présentation du formateur et du groupe. 
  • Expression des attentes et recueil des besoins spécifiques. 
  • Introduction à la notion d’intelligence artificielle dans le contexte médico-social. 
09h30 – 10h15 : Découverte de l’IA générative (ChatGPT, Copilot, Notion AI) 
  • Qu’est-ce que l’IA générative ? Comment fonctionne-t-elle ? 
  • Démonstration en direct d’assistants IA utilisés dans l’administration. 
  • Points de vigilance : RGPD, confidentialité, gestion des données sensibles. 
  • Échanges sur les usages possibles dans le secrétariat médico-social (exemples concrets : rédaction, suivi administratif, communication). 
10h15 – 10h30 : Pause 10h30 – 12h30 : Cas pratiques – Gagner du temps au quotidien avec l’IA Ateliers en petits groupes : 
  • Rédaction automatisée : Création d’e-mails types, notes internes, convocations, ou courriers d’accompagnement. 
  • Reformulation et correction automatique : Utilisation de l’IA pour améliorer la clarté et la justesse des textes. 
  • Organisation documentaire : Génération de tableaux de suivi, synthèses de réunions ou listes de tâches. 
  • Mise en pratique sur ChatGPT et Copilot (version Word ou Outlook). 
Objectif de la matinée : être capable d’utiliser un assistant IA pour rédiger, corriger et structurer efficacement ses documents professionnels.  Après-midi – Mettre l’IA au service de l’organisation et de la communication 13h30 – 14h00 : Synthèse et échanges 
  • Retour sur les apprentissages du matin. 
  • Partage d’expériences et identification des usages prioritaires pour son poste. 
14h00 – 15h30 : Organisation et planification assistée par IA 
  • Création automatique de plannings, relances et to-do lists. 
  • Génération de trames pour comptes rendus de réunions. 
  • Études de cas concrets dans le médico-social : suivi de patients, réunions d’équipe, planification d’activités. 
  • Atelier pratique sur Notion AI et Copilot (Excel / Word). 
15h30 – 15h45 : Pause 15h45 – 16h45 : Créer ses prompts personnalisés adaptés à son poste 
  • Introduction à la logique du “prompt” efficace (structure, intention, contraintes). 
  • Exemples de prompts utiles au secrétariat médico-social : 
  • “Rédige un compte rendu de réunion clair et synthétique.” 
  • “Crée une fiche de suivi hebdomadaire des résidents.” 
  • “Formule une réponse professionnelle à une demande d’information.” 
  • Construction d’une mini-bibliothèque de prompts personnalisés. 
16h45 – 17h00 : Évaluation et plan d’action personnel 
  • Autoévaluation des compétences acquises. 
  • Élaboration d’un plan de mise en pratique dès le retour en poste. 
  • Clôture de la journée et remise de la fiche mémo “Prompts utiles au médico-social”. 
 

Moyens pédagogiques et d'évaluations

Méthodes pédagogiques

– Alternance démonstrations / manipulations guidées. 
– Études de cas médico-sociaux réels. 
– Exercices sur poste de travail. 
– Fiches outils personnalisées remises en fin de journée. 

Mises en situation tout au long de la formation
QCM en fin de formation
Questionnaire d’auto-évaluation

Les experts qui animent la formation sont des spécialistes des matières abordées. Ils ont été validés par nos équipes pédagogiques tant sur le plan des connaissances métiers que sur celui de la pédagogie, et ce pour chaque cours qu’ils enseignent. Ils ont au minimum cinq à dix années d’expérience dans leur domaine et occupent ou ont occupé des postes à responsabilité en entreprise.

Pour suivre cette formation dans de bonnes conditions, les moyens techniques suivants sont requis :

  • En présentiel:
    • Tableau blancou paperboard, et un vidéoprojecteur pour les présentations.
    • Outils pour le partage de documentsavec les formateurs et autres participants.
  • À distance:
    • Un logiciel de visioconférencecompatible (Teams, Zoom ou équivalent) pour participer aux sessions en ligne.
    • Possibilité de partage d’écranentre le formateur et les participants.
    • Accès à une plateforme pour le partage des documentspédagogiques et supports de formation.
    • Connexion internet haut débit pour garantir une expérience fluide et interactive.

Nous vous recommandons de vérifier la disponibilité et la fonctionnalité de ces moyens techniques avant le début de la formation. En cas de difficulté, n’hésitez pas à nous contacter pour trouver une solution adaptée.

 

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Informations pratiques

Délai d'accès

L’inscription à cette formation est possible dans un délai de 2 semaines avant le début de la session. Ce délai permet de finaliser les démarches administratives, de confirmer la prise en charge éventuelle des frais de formation et d’assurer une préparation optimale des participants.

Pour toute demande spécifique ou situation particulière, nous vous invitons à nous contacter afin d’étudier ensemble les possibilités d’adaptation.

Intra dans vos locaux ou à distance

  • Nombre de participant max. : 8
  • Frais de déplacement en sus
  • Adaptation du contenu à vos attentes en sus
A partir de 850 €HT

Financement de la formation

Pour trouver la solution la plus adaptée à votre situation, nous vous invitons à contacter votre conseiller formation. Il vous guidera dans le choix et la mise en œuvre des dispositifs suivants :

  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise: Pour en bénéficier, rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation: Destiné aux entreprises ayant besoin de financer des formations dans le cadre d’une transition ou adaptation professionnelle.
  • L’OPCO (Opérateurs de compétences): Votre entreprise peut mobiliser les fonds dédiés à la formation continue via son OPCO.
  • France Travail: Une prise en charge est possible, sous réserve d’acceptation de votre dossier par votre conseiller Pôle Emploi.

Nous vous accompagnons également dans le montage des dossiers administratifs pour garantir une démarche simplifiée et efficace.

Nous accordons une attention particulière à l’accueil des personnes en situation de handicap. Si vous êtes concerné(e) et souhaitez suivre cette formation, nous vous invitons à nous contacter dès que possible. Ensemble, nous étudierons vos besoins spécifiques et mettrons en place les adaptations nécessaires pour garantir votre accès à la formation dans les meilleures conditions.

Frédéric HATLAS, responsable pédagogique, est à votre disposition pour toute question relative au contenu, aux objectifs ou à l’organisation de la formation. Vous pouvez le joindre :

  • Par téléphone : 06 67 14 64 98
  • Par mail : frederic@sociaform.fr

Nous encourageons les apprenants à prendre contact pour toute précision ou pour discuter d’éventuels besoins spécifiques liés à leur parcours.

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