Livret d’accueil

Livret d’accueil V5 · Actualisé le 04/10/2026

1. Bienvenue chez SOCIAFORM

Ce livret vous donne les repères utiles pour préparer votre venue, accéder à vos ressources, suivre votre progression et demander de l’aide. Il concerne les actions de formation et les accompagnements VAE organisés par SOCIAFORM.

SOCIAFORM accompagne les professionnels, notamment des secteurs sanitaire, social et médico-social, dans le développement de leurs compétences et la valorisation de leur expérience. Votre programme et votre convention ou contrat précisent la prestation retenue, ses objectifs et ses modalités.

2. Vos interlocuteurs

Frédéric HATLAS est votre interlocuteur pour l’organisation, le suivi pédagogique, la qualité, le handicap, les difficultés et les réclamations. Il coordonne les intervenants mobilisés pour votre parcours.

Courriel : frederic@sociaform.fr

Téléphone : 06 67 14 64 98

Votre formateur ou accompagnateur répond aux questions liées aux activités, aux ressources et à votre progression. Son identité et les modalités de contact vous sont communiquées avec les informations de votre parcours. Si vous ne les avez pas, contactez Frédéric HATLAS.

3. Avant de commencer : vos repères pratiques

• Consultez le programme, les objectifs, les prérequis éventuels, les modalités d’évaluation, le règlement intérieur et les conditions de votre inscription. Signalez toute question ou besoin d’adaptation avant le démarrage, ou dès qu’il apparaît.
• Vérifiez la convocation et le calendrier : dates, horaires, adresse exacte ou lien de connexion, matériel nécessaire et consignes d’accès. Les horaires varient selon les sessions ; ceux de votre convocation font référence.
• En présentiel, les formations se déroulent principalement chez le client ou dans un lieu mis à disposition. Vérifiez les informations d’accès, de stationnement et de restauration transmises pour cette session. Le siège administratif n’est pas votre lieu de formation sauf indication explicite.
• Si votre employeur vous transmet les documents, assurez-vous de les avoir reçus. Une information manque ou un lien ne fonctionne pas ? Contactez-nous avant le premier rendez-vous.

Notre engagement : proposer des contenus utiles, des intervenants adaptés, des ressources accessibles et un suivi tenant compte de vos besoins et des possibilités de la prestation.

4. Votre action de formation

En amont, vos besoins et ceux du commanditaire sont analysés. Selon la formation, un questionnaire, un entretien ou un positionnement permet de préciser vos attentes, votre niveau et les prérequis. Ces éléments servent à adapter les contenus et les modalités lorsque cela est nécessaire.

Pendant la formation, les méthodes peuvent associer apports, échanges, cas pratiques, exercices, ateliers et mises en situation. Leur choix et leur place dépendent des objectifs de votre formation.

Des évaluations permettent d’apprécier les acquis et l’atteinte des objectifs. Les critères, activités attendues et modalités sont expliqués par l’intervenant. Pour une formation certifiante, les conditions de présentation et d’évaluation propres au certificateur vous sont précisées.

5. Votre accompagnement VAE

Le parcours est individualisé à partir de votre projet, de votre expérience et de la certification visée.

L’entretien initial permet de préciser les besoins, les étapes, les modules retenus et le calendrier. La convention et ses annexes décrivent l’accompagnement convenu.

• Selon votre parcours : analyse du projet et de sa faisabilité, préparation du dossier requis pour la recevabilité, explicitation de vos expériences, constitution du dossier de validation et préparation au jury.
• Votre accompagnateur vous aide à comprendre le référentiel et à formaliser votre expérience. Vous restez l’auteur de votre dossier et des situations professionnelles présentées.
• L’admission à l’accompagnement SOCIAFORM ne vaut pas décision officielle de recevabilité. Celle-ci relève de l’autorité compétente ; la validation totale ou partielle relève du jury. L’accompagnement ne garantit pas l’obtention de la certification.

Les objectifs individualisés sont suivis pendant le parcours, puis réévalués avec vous : atteint, en cours ou non atteint, avec les suites utiles. Ce bilan est distinct du résultat du jury. Le guide VAE et les ressources correspondant à votre certification complètent ce livret.

6. Présence, progression et bilan

Respectez les rendez-vous et réalisez les activités convenues. Émargez uniquement les temps effectivement suivis, selon les modalités indiquées : signature papier ou numérique, notamment dans Digiforma. À distance, les travaux, échanges et activités réalisés contribuent aussi au suivi.

En cas d’absence, de retard, de difficulté ou de risque d’interruption, prévenez rapidement SOCIAFORM et l’intervenant. Un échange permet d’étudier la situation et les suites possibles : adaptation, replanification ou autre solution compatible avec le parcours et son financement.

Votre avis est sollicité pour améliorer la prestation : satisfaction en fin de parcours et suivi ultérieur selon les modalités prévues. La satisfaction ne remplace pas l’évaluation des acquis ou des objectifs. Les justificatifs de réalisation ou de suivi sont établis à partir de la prestation effectivement réalisée ; ils ne valent pas certification.

7. Vos outils et ressources

Digiforma : votre espace apprenant

L’accès vous est transmis pour votre session. Conservez le courriel de connexion et utilisez l’adresse électronique communiquée à SOCIAFORM. Selon votre parcours et les fonctions activées, vous y retrouvez calendrier, documents, ressources, questionnaires, émargements et activités en ligne.

Vérifiez votre accès avant le démarrage et signalez toute difficulté. L’intervenant présente les ressources et leur utilisation. Les consignes précisent les travaux attendus et, pour les activités à distance, leur durée moyenne, les échéances et les évaluations prévues.

Microsoft Teams et accompagnement à distance

Microsoft Teams est utilisé pour les rendez-vous à distance lorsque prévu. Le lien et les consignes sont communiqués avec votre rendez-vous. Prévoyez un ordinateur et une connexion adaptés aux activités, ainsi qu’un microphone et un casque si nécessaire ; testez votre accès et installez-vous dans un environnement permettant des échanges confidentiels.

Pour une question pédagogique, contactez votre intervenant. Pour un problème d’accès, de connexion ou de document, contactez Frédéric HATLAS par courriel ou téléphone. Indiquez la session, l’outil, le message d’erreur et un moyen de vous rappeler, sans transmettre de mot de passe. Les modalités d’assistance propres au parcours vous sont précisées avant le démarrage.

En cas de coupure ou d’impossibilité de poursuivre, prévenez-nous : nous étudierons avec vous une solution adaptée et tracerons la suite donnée. Le seul fait de se connecter ne remplace pas la réalisation des activités prévues.

Les autres outils de SOCIAFORM

Notion sert au pilotage et au suivi des décisions ; Sellsy aux devis et à la facturation ; Microsoft 365, OneDrive et Teams aux documents et aux échanges. Leur utilisation ne vous impose pas de créer un compte dans chacun de ces outils. Les accès nécessaires à votre prestation vous sont explicitement indiqués.

8. Accessibilité et besoins d’adaptation

Vous pouvez signaler un besoin lié au handicap, à l’accessibilité ou à l’usage des outils avant ou pendant le parcours à Frédéric HATLAS, référent handicap : frederic@sociaform.fr / 06 67 14 64 98.

Nous analysons avec vous les difficultés rencontrées et les aménagements possibles : rythme, supports, activités, organisation ou moyens techniques. Les adaptations retenues sont suivies et leur effectivité vérifiée.

Si une réponse adaptée ne peut être mise en œuvre, nous recherchons avec vous une orientation vers une ressource ou un partenaire spécialisé.

Le siège administratif n’est pas accessible aux personnes à mobilité réduite. L’accessibilité du lieu réellement prévu est étudiée selon vos besoins. Transmettez seulement les informations nécessaires à l’adaptation, dans un échange confidentiel ; aucun diagnostic médical détaillé n’est demandé. Ne déposez pas de données de santé dans un espace collectif ni par courriel non sécurisé ; contactez le référent pour convenir d’un échange adapté.

9. Prévention et signalement

Chacun contribue à un cadre d’apprentissage respectueux : écoute, ponctualité, respect des personnes, des équipements et des consignes de sécurité. Prenez connaissance du règlement intérieur transmis. Dans les locaux d’une entreprise, ses règles de santé et de sécurité s’appliquent. Signalez immédiatement tout accident ou danger à l’intervenant et à SOCIAFORM.

SOCIAFORM prévient et traite les violences, notamment sexistes et sexuelles, les agissements sexistes, le harcèlement moral ou sexuel et les discriminations. Ces comportements sont interdits pendant les formations et les accompagnements VAE, en présentiel comme dans les échanges et espaces numériques liés au parcours.

Toute personne qui subit ou constate une situation peut la signaler oralement ou par écrit à Frédéric HATLAS, responsable pédagogique et qualité : frederic@sociaform.fr ou 06 67 14 64 98. Indiquez les faits, leur date, le parcours concerné et vos besoins immédiats. Vous n’avez pas à qualifier juridiquement les faits ni à disposer d’un dossier complet. N’attendez pas un questionnaire ou la fin du parcours et ne diffusez pas les informations au groupe.

SOCIAFORM évalue l’urgence, prend les mesures de protection relevant de sa responsabilité, examine les éléments utiles et organise le suivi. Les mesures prises ne préjugent pas des responsabilités ; les droits des personnes et la procédure disciplinaire applicable sont respectés. SOCIAFORM veille à prévenir les représailles liées à un signalement de bonne foi. Les informations et leur traçabilité sont limitées aux personnes habilitées qui en ont besoin, sous réserve des obligations légales.

Si le signalement concerne Frédéric HATLAS, contactez directement Michèle ELBAZ, directrice d’ESIC : melbaz@esic.fr. Elle assure la réception et la coordination du traitement, sans qu’il conduise ou décide l’examen des faits le concernant, tout en pouvant présenter ses observations. L’absence de conflit d’intérêts est vérifiée ; si nécessaire, un intervenant extérieur compétent est recherché.

Le recours interne n’est pas obligatoire avant de saisir un interlocuteur externe, notamment si le contact SOCIAFORM est lui-même concerné : police ou gendarmerie pour déposer plainte ; Défenseur des droits pour une discrimination ou un harcèlement discriminatoire (defenseurdesdroits.fr).

En cas de danger immédiat, contactez le 17 ou le 112. Le 114 est accessible aux personnes sourdes, sourdaveugles, malentendantes ou aphasiques par application, internet ou SMS. Le contact SOCIAFORM n’est pas un service d’urgence.

10. Difficultés et réclamations

Vous pouvez nous faire part oralement ou par écrit d’une difficulté ou d’une réclamation. Précisez le parcours, les faits, leur date et la réponse attendue. Une réclamation orale peut être consignée puis confirmée avec vous. SOCIAFORM en accuse réception, analyse la situation, vous informe des suites et en assure le suivi.

Hors urgence, la cible interne de première réponse est de 48 heures ouvrées lorsque la situation le permet ; ce délai ne garantit pas la résolution. Le médiateur de la consommation est en cours de sélection : ses coordonnées ne sont pas encore disponibles. Les conditions applicables figurent dans les CGV et votre contrat.

11. Confidentialité et utilisation des ressources

Préservez la confidentialité des situations professionnelles évoquées et anonymisez les données des patients, usagers, collègues ou autres tiers. Ne partagez pas vos identifiants. Les supports sont destinés à votre usage pédagogique personnel ; leur diffusion, l’enregistrement ou le filmage des séances nécessitent l’autorisation prévue par les documents applicables.

Vos données sont utilisées pour organiser, adapter et suivre la prestation, gérer les documents et justificatifs, recueillir les appréciations et traiter les difficultés. Les finalités, destinataires, bases légales, durées et droits sont détaillés dans la politique de confidentialité V3 du 03/10/2026. Pour exercer vos droits : frederic@sociaform.fr. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL.

Si un outil d’intelligence artificielle est utilisé comme appui pédagogique, respectez les consignes de l’intervenant : ne lui transmettez pas de données personnelles ou confidentielles de tiers et vérifiez les résultats produits. En VAE, l’outil ne remplace ni votre expérience ni l’appréciation du jury.

12. Vos documents de référence

Pour votre contrat, la version des CGV acceptée lors de sa conclusion reste applicable.

À consulter selon votre parcours : programme, convention ou contrat et annexes, convocation/calendrier, règlement intérieur V6 du 04/10/2026, ce livret V5, ressources et guide VAE, évaluations et justificatifs de réalisation. Si un document manque, demandez-le à SOCIAFORM.

CGV V4 du 03/10/2026 — sociaform.fr/cgv/

Confidentialité V3 du 03/10/2026 — sociaform.fr/politique-de-confidentialite/

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