Politique de confidentialité

Version V3 du 03/10/2026

La présente politique explique comment SOCIAFORM traite les données personnelles de ses prospects, clients, bénéficiaires de formations, d’accompagnements VAE et des autres prestations de SOCIAFORM, interlocuteurs professionnels et intervenants, ainsi que les données recueillies à l’occasion des échanges avec l’organisme et de l’utilisation de ses services numériques. Une notice particulière peut compléter cette information pour une opération déterminée. Les traitements liés à la relation de travail font l’objet d’une notice distincte destinée aux salariés.

1. Responsable du traitement et contact

Le responsable des traitements décrits dans cette politique est SOCIAFORM, société à responsabilité limitée, SIREN 912 405 354, dont le siège est situé 472 Ancienne Route de Villedieu, 50400 Granville, France.

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits :

• par courriel : frederic@sociaform.fr ;
• par courrier : SOCIAFORM, à l’attention de Frédéric HATLAS, 472 Ancienne Route de Villedieu, 50400 Granville, France.

Lorsque SOCIAFORM traite certaines données exclusivement pour le compte d’un donneur d’ordre, les responsabilités et les instructions applicables sont précisées dans le cadre de la prestation. Cette situation ne modifie pas les responsabilités propres de SOCIAFORM pour ses traitements administratifs, comptables ou de gestion interne.

2. Personnes concernées et origine des données

Les données peuvent être recueillies directement auprès de vous lorsque vous nous contactez, demandez un devis, vous inscrivez, participez à une prestation, utilisez un espace de formation ou répondez à un questionnaire.

Certaines informations peuvent être transmises par votre employeur, un commanditaire, un financeur, un accompagnateur, un intervenant ou un organisme intervenant dans votre parcours, lorsque cela est nécessaire à son organisation. L’origine des données doit être précisée dans l’information relative à la collecte concernée.

Les informations demandées comme obligatoires sont identifiées sur le support de collecte ou précisées lors de l’échange. Sans une information nécessaire à l’étude du besoin, à l’inscription, au financement ou à l’exécution d’une prestation, SOCIAFORM peut ne pas être en mesure de traiter la demande ou de réaliser la prestation concernée. Les informations facultatives peuvent ne pas être fournies.

3. Données traitées

Selon la demande et la prestation, les catégories de données traitées sont :

• identification et coordonnées : nom, prénom, adresse électronique ou postale, téléphone, fonction et organisme de rattachement ;
• projet et parcours professionnel : profession, expérience, formations, diplômes, prérequis, objectifs, besoins et informations utiles au positionnement ou au projet VAE ;
• suivi administratif et contractuel : demandes, devis, contrats ou conventions, convocations, financement, factures, règlements et échanges utiles ;
• suivi pédagogique : participation, émargements, évaluations, résultats, travaux ou éléments de parcours nécessaires, attestations et bilans ;
• suivi de la qualité : appréciations, difficultés, réclamations, réponses apportées et actions d’amélioration ;
• utilisation des outils : identifiants de compte, traces de connexion et d’utilisation nécessaires à l’accès, à l’assistance, à la sécurité et, lorsque pertinent, à la preuve du suivi.

Les pièces de paiement sont limitées aux informations nécessaires à la facturation et au règlement.

Pour les besoins d’accessibilité, SOCIAFORM privilégie les informations fonctionnelles utiles à l’aménagement de la prestation. Il n’est pas demandé de diagnostic médical détaillé. Lorsque le traitement d’une information révélant la santé ou le handicap est nécessaire, les conditions particulières de l’article 9 du RGPD doivent être réunies. La procédure d’accueil des personnes en situation de handicap prévoit, le cas échéant, un consentement explicite pour les informations de santé nécessaires, une information spécifique et un accès limité. Les intervenants ne reçoivent que les indications d’aménagement utiles à leur mission.

4. Finalités et bases juridiques

4.1 Demandes d’information et préparation d’une prestation

Nous utilisons les informations communiquées pour répondre, analyser le besoin et préparer une proposition. Lorsque vous demandez une prestation pour vous-même, ce traitement repose sur les mesures précontractuelles prises à votre demande. Pour les échanges avec les interlocuteurs d’un organisme client, il repose sur l’intérêt légitime de SOCIAFORM à gérer ses relations professionnelles et à organiser les prestations.

4.2 Organisation et réalisation des formations et accompagnements VAE

Les données permettent de gérer l’inscription et les documents, adapter le parcours, organiser les séances et les accès, suivre l’assiduité et les acquis, délivrer les justificatifs et assurer le suivi convenu. Le traitement repose sur l’exécution du contrat lorsque vous êtes vous-même partie au contrat. Lorsque la prestation est commandée par votre employeur ou un autre organisme, les traitements nécessaires à l’organisation et au suivi reposent sur l’intérêt légitime de SOCIAFORM à réaliser cette prestation, sans préjudice des obligations légales qui lui incombent.

4.3 Facturation et obligations de l’organisme de formation

La facturation, le suivi des règlements, la tenue des pièces comptables et les justificatifs requis pour les contrôles ou financements reposent, selon l’opération, sur l’exécution du contrat ou sur les obligations légales applicables à SOCIAFORM.

4.4 Qualité et réclamations

Les retours, difficultés et réclamations servent à traiter la situation, vérifier la qualité de la prestation et améliorer le fonctionnement de l’organisme. Ils reposent sur l’intérêt légitime de SOCIAFORM à assurer la qualité de ses services et à défendre ses droits, ainsi que sur les obligations de qualité ou de contrôle applicables lorsqu’un texte les impose.

4.5 Accès aux outils et sécurité

La gestion des habilitations, l’assistance et les traces techniques nécessaires reposent sur l’intérêt légitime de SOCIAFORM à assurer le fonctionnement et la sécurité de ses services. Les traces pédagogiques nécessaires à l’exécution de la prestation ou à la justification de sa réalisation sont rattachées aux finalités décrites ci-dessus.

4.6 Informations commerciales et newsletters

Les communications nécessaires à la réalisation d’une prestation sont distinctes des communications commerciales.

La prospection électronique destinée à des particuliers repose sur leur consentement préalable, sauf lorsqu’une exception légale applicable permet d’adresser à un client des offres portant sur des services analogues, avec une possibilité simple de s’y opposer.

La prospection adressée à une personne dans le cadre de son activité professionnelle peut reposer sur l’intérêt légitime de SOCIAFORM lorsque le message est pertinent pour cette activité, sous réserve de son information et de la possibilité de s’opposer simplement et gratuitement.

Vous pouvez vous désinscrire au moyen du lien présent dans les messages commerciaux ou en écrivant au contact indiqué à l’article 1. L’opposition à la prospection ou le retrait d’un consentement commercial ne remet pas en cause l’accès à une prestation.

4.7 Témoignages et images

La publication d’un témoignage ou d’une image permettant de vous identifier constitue une finalité distincte du suivi de la prestation. Elle nécessite une information spécifique et, lorsque requis, votre autorisation. La présente politique ne vaut pas autorisation de publication. Vous pouvez contacter SOCIAFORM au sujet d’un contenu vous concernant.

4.8 Exercice des droits et conservation de preuves

La gestion des demandes d’exercice des droits repose sur les obligations du RGPD. La conservation de justificatifs au-delà de leur utilisation courante repose, selon leur nature, sur une obligation légale ou sur l’intérêt légitime de SOCIAFORM à établir, exercer ou défendre ses droits.

5. Durées de conservation

Les durées sont distinguées selon l’usage des données. La conservation d’un contact commercial ne justifie pas le maintien de l’ensemble de son dossier pédagogique en utilisation courante.

• Dossiers de formation et VAE : utilisation pendant la préparation et la réalisation de la prestation et le suivi prévu. Les preuves strictement nécessaires de la prestation sont ensuite conservées pendant cinq ans après sa fin. Une durée différente est appliquée lorsqu’un texte ou une obligation du financeur l’impose. Cette règle ne signifie pas que toutes les pièces du dossier ni toutes les données sensibles doivent être conservées pendant cinq ans.
• Factures et pièces comptables : conservation pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné, dans le cadre des obligations comptables.
• Contacts utilisés pour la prospection : trois ans après le dernier contact pertinent émanant de la personne ; en l’absence de contact ultérieur, trois ans à compter de la collecte. Le simple envoi d’un message par SOCIAFORM ou la simple ouverture d’un courriel ne prolonge pas cette durée.
• Opposition à la prospection : seules les informations minimales nécessaires au respect de votre opposition sont conservées dans une liste d’exclusion, pour cette seule finalité. Leur conservation est prévue pour au moins trois ans ; elle peut se poursuivre aussi longtemps que nécessaire pour éviter une nouvelle sollicitation malgré votre opposition. L’expiration de trois ans ne vaut ni retrait de votre opposition ni autorisation de vous recontacter.
• Informations sensibles liées à un besoin d’aménagement : durée nécessaire au suivi et à la mise en œuvre de l’aménagement ; les éléments devenus inutiles ne sont pas maintenus au seul motif qu’un dossier administratif est archivé.
• Vérification d’identité lors d’une demande de droits : si un justificatif est nécessaire, sa conservation est limitée à la vérification concernée.
• Réclamations et difficultés : conservation pendant le traitement de la situation. Les éléments nécessaires à la preuve de la prestation suivent la règle d’archivage ci-dessus ; une conservation liée à un litige relève de la règle particulière ci-dessous.
• Données techniques : la durée est déterminée selon la fonction de la trace, les besoins d’assistance et de détection ou d’analyse des incidents, la durée d’utilisation du compte et les possibilités de rétention du service concerné. Une trace nécessaire à la preuve de réalisation d’une prestation est distinguée des journaux courants : seul l’élément utile est rattaché au dossier de preuve.
• Témoignages et images publiés : pendant la durée justifiée par l’usage annoncé, sous réserve des conditions de l’autorisation éventuelle et des demandes de retrait ou d’exercice des droits applicables. La nécessité de maintenir un contenu nominatif doit être réexaminée.
• Demandes de droits : durée nécessaire à leur traitement, puis conservation des seuls éléments utiles pour justifier la réponse et le respect des obligations applicables.

En cas de contrôle ou de litige, les seules informations utiles peuvent être conservées pour la durée nécessaire à son traitement et aux recours applicables. L’accès aux archives est limité aux besoins qui justifient leur conservation.

6. Destinataires et outils utilisés

L’accès est limité, selon les besoins de la mission, à la direction et aux personnes habilitées de SOCIAFORM, aux intervenants chargés de la prestation et aux prestataires nécessaires à son fonctionnement.

Les outils utilisés pour ces fonctions comprennent notamment :

• Digiforma pour la gestion administrative et pédagogique, les convocations, l’extranet, les émargements, les questionnaires, les bilans et les preuves de réalisation ;
• Notion pour le pilotage des sessions, la synthèse et les décisions relatives aux parcours VAE, les procédures et le suivi qualité ;
• Microsoft 365, dont OneDrive/SharePoint pour les documents et Microsoft Teams pour les échanges ou séances à distance ;
• Sellsy pour les devis, la facturation et le suivi des encaissements ;
• Brevo pour la gestion des contacts et des campagnes de communication ;
• WordPress et le formulaire WPForms pour le site sociaform.fr et les demandes qui y sont déposées.

Selon la prestation et les exigences applicables, des informations peuvent être communiquées au commanditaire, à l’employeur, au financeur, au certificateur ou aux autorités de contrôle. La communication est limitée à ce qui est nécessaire au rôle du destinataire. Les besoins d’adaptation ne justifient pas la transmission systématique d’informations médicales.

6.1 Localisation et transferts internationaux

Les lieux de traitement dépendent du prestataire, du service et des fonctions utilisés. Un hébergement principal situé en Europe ne signifie pas que tous les accès, opérations de support ou traitements des sous-traitants restent dans l’Espace économique européen (EEE).

Les documentations publiques de Digiforma, Notion, Microsoft et Sellsy décrivent notamment le recours, selon les services et les destinations, à des clauses contractuelles types ou à des décisions d’adéquation. Ces documents généraux ne constituent pas une description de chaque paramètre du compte SOCIAFORM. Certains traitements réalisés par les fournisseurs ou leurs sous-traitants sont susceptibles d’avoir lieu hors de l’EEE.

Le RGPD impose qu’un transfert vers un pays tiers dispose du fondement et des garanties appropriés, avec les vérifications et mesures complémentaires nécessaires selon le cas. Pour obtenir des précisions sur les destinataires, les transferts et les garanties concernant vos données, ou demander une copie des garanties communicables, vous pouvez écrire au contact indiqué à l’article 1.

Informations générales des fournisseurs : Digiforma ; Notion ; Microsoft ; Sellsy ; Brevo.

7. Sécurité et confidentialité

Les règles de SOCIAFORM prévoient des accès nominatifs et limités aux besoins de chaque mission, la confidentialité des personnes habilitées et le recours à ses espaces professionnels pour les documents et les échanges. La procédure handicap prévoit une protection renforcée des informations sensibles et l’absence d’envoi en clair de telles informations par courriel.

La sécurité repose sur des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux données et aux risques. Elle ne constitue pas une garantie absolue d’absence d’incident. Si vous constatez une erreur de destinataire, un accès inapproprié ou un autre incident concernant vos données, vous pouvez le signaler au contact indiqué à l’article 1.

8. Site internet et traceurs

Le site https://sociaform.fr présente les prestations et propose un formulaire de contact. Les coordonnées, le sujet et le message que vous transmettez servent à traiter votre demande selon les finalités et bases juridiques décrites ci-dessus. Évitez d’y inscrire des informations médicales détaillées ou des données concernant des tiers qui ne sont pas nécessaires à votre demande ; vous pouvez signaler un besoin d’aménagement pour convenir d’un échange adapté.

Les cookies et autres traceurs obéissent à des règles distinctes. Les traceurs strictement nécessaires à un service demandé peuvent être exemptés de consentement. Les autres traceurs soumis au consentement nécessitent un choix préalable, libre et éclairé, et la possibilité de retirer ce choix. La consultation du site ou l’acceptation d’une prestation ne constitue pas à elle seule un consentement à ces traceurs.

Les règles applicables aux traceurs concernent aussi, selon leur fonctionnement, les contenus tiers intégrés et le suivi de communications électroniques. Vous pouvez adresser toute question sur les données et les choix disponibles au contact indiqué à l’article 1. Les règles et moyens d’action généraux sont présentés par la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/cookies-et-autres-traceurs. Les paramètres du navigateur ne remplacent pas le recueil du consentement lorsque celui-ci est requis.

9. Vos droits

Dans les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez :

• accéder aux données qui vous concernent et en obtenir une copie ;
• demander la rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• demander leur effacement lorsque les conditions légales sont réunies ;
• demander la limitation d’un traitement ;
• vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ; l’opposition à la prospection peut être exercée à tout moment, sans avoir à justifier d’un motif ;
• recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré et réutilisable, et demander leur transmission à un autre organisme, lorsque le droit à la portabilité s’applique, notamment pour un traitement automatisé fondé sur le consentement ou le contrat ;
• retirer votre consentement à tout moment lorsqu’un traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur.

Ces droits ne permettent pas d’obtenir la suppression de pièces que SOCIAFORM doit légalement conserver. Une restriction à un droit doit être expliquée au regard du traitement concerné.

Adressez votre demande aux coordonnées figurant à l’article 1, en précisant le droit souhaité et les éléments permettant de retrouver les données concernées. Une pièce d’identité n’est pas exigée systématiquement ; des informations complémentaires peuvent être demandées en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Le délai de réponse prévu par le RGPD est d’un mois à compter de la réception de la demande. Il peut être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre des demandes le justifie ; cette prolongation et ses motifs doivent vous être communiqués dans le premier mois.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, notamment sur https://www.cnil.fr/fr/plaintes. Cette faculté ne dépend pas de l’obtention préalable d’une réponse favorable de SOCIAFORM.

10. Mise à jour de la politique

La date de version figure en tête du document. Une évolution des traitements peut conduire à actualiser cette politique et, lorsque cela est nécessaire, à fournir une information complémentaire aux personnes concernées. La publication d’une nouvelle politique ne vaut pas consentement à une nouvelle finalité qui nécessiterait un consentement.