Sensibilisation à l’IA pour les secrétaires administratives

Une formation opérationnelle de 3h30 dédiée aux secrétaires d’établissement pour comprendre les bases de l’intelligence artificielle, explorer ses cas d’usage dans l’administratif, et expérimenter concrètement la rédaction de prompts et l’interaction avec un assistant IA

Objectifs de la formation

Comprendre les principes de base de l’intelligence artificielle.
Identifier des cas d’usage utiles pour leur activité administrative.
Rédiger des demandes simples (prompts) adaptées à un outil d’IA.
Utiliser un assistant IA pour générer ou améliorer un contenu professionnel.

Avant d’animer cette formation, l’animateur et/ou le responsable pédagogique vous proposeront un entretien téléphonique pour appréhender le contexte de votre structure.

Programme

Accueil et introduction (15 min)

Présentation de la session et des objectifs
Tour de table rapide : perceptions de l’IA, attentes
Présentation du programme de la demi-journée

Qu’est-ce que l’IA ? (30 min)

Définition simple et concrète
Exemples d’usages dans la vie quotidienne
IA générative vs autres types d’IA (exemples : assistants vocaux, traduction, etc.)

Premiers cas d’usage dans l’administratif (45 min)

Exemples concrets : rédaction de mails, compte-rendus, gestion de tableaux
Démonstration en direct : ChatGPT ou Copilot (selon outils disponibles)
Échange : quels cas d’usage imaginables dans leur quotidien ?

Pause (15 min)

Atelier pratique : découverte et manipulation (1h15)

En binômes ou petits groupes selon configuration

Rédiger un prompt simple pour une tâche administrative
Tester la génération d’un contenu (mail, note, résumé, tableau)
Lecture critique : ce qui fonctionne / ce qui doit être corrigé
Accompagnement pas à pas (formateur en appui)

Synthèse & bonnes pratiques (30 min)

Règles de base pour bien utiliser une IA au travail
Questions de sécurité (RGPD, confidentialité, vérification des contenus)
Limites et points de vigilance

Conclusion et évaluation (15 min)

Synthèse des apports
Questionnaire de satisfaction à chaud

Ressources pour aller plus loin

Pédagogie et évaluation

Méthodes pédagogiques

– Apports théoriques illustrés par des cas concrets
– Démonstration en direct d’un assistant IA (ChatGPT ou équivalent)
– Ateliers pratiques : rédaction de prompts, génération de contenus
– Échanges et retours d’expériences avec les participants

Modalités d’évaluation & suivi

Mises en situation tout au long de la formation
QCM en fin de formation
Questionnaire d’auto-évaluation

Intervenants

Les experts qui animent la formation sont des spécialistes des matières abordées. Ils ont été validés par nos équipes pédagogiques tant sur le plan des connaissances métiers que sur celui de la pédagogie, et ce pour chaque cours qu’ils enseignent. Ils ont au minimum cinq à dix années d’expérience dans leur domaine et occupent ou ont occupé des postes à responsabilité en entreprise.

Moyens techniques

Pour suivre cette formation dans de bonnes conditions, les moyens techniques suivants sont requis :

En présentiel : Tableau blanc ou paperboard, et un vidéoprojecteur pour les présentations – Outils pour le partage de documents avec les formateurs et autres participants.
À distance : Un logiciel de visioconférence compatible (Teams, Zoom ou équivalent) pour participer aux sessions en ligne. Possibilité de partage d’écran entre le formateur et les participants Accès à une plateforme pour le partage des documents pédagogiques et supports de formation. Connexion internet haut débit pour garantir une expérience fluide et interactive.

Nous vous recommandons de vérifier la disponibilité et la fonctionnalité de ces moyens techniques avant le début de la formation. En cas de difficulté, n’hésitez pas à nous contacter pour trouver une solution adaptée.

Tarifs

Intra dans vos locaux ou à distance

Nombre de participant max. : 8
Frais de déplacement en sus
Adaptation du contenu à vos attentes en sus

A partir de 600 €HT / session (éligible OPCO)

Intéressé par cette formation ?

Contactez-nous pour un devis personnalisé adapté à votre structure.

Mise à jour :

Délai d’accès : Inscription possible 2 semaines avant le début de la session.

Financement : Plan de développement des compétences, FNE-Formation, OPCO, France Travail

Public

Secrétaires administratives exerçant dans des établissements ou services médico-sociaux, en charge de tâches variées de gestion, de rédaction et de communication interne

Prérequis

Aucune connaissance préalable de l’intelligence artificielle n’est requise. Une maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Outlook, Excel) est souhaitée.

Référent pédagogique

Accessibilité

Nous accordons une attention particulière à l’accueil des personnes en situation de handicap. Contactez-nous pour étudier vos besoins spécifiques.